Egy nemzetközi kiállításon vagy vásáron való megjelenés ma már jóval többet jelent egy látványos stand felépítésénél. Egy több országot érintő projekt esetében a kreatív koncepció, a standtervezés, a kivitelezés, a logisztika és a helyszíni működés mellett a rendezvénybiztosítás is a sikeres projekt egyik fontos feltétele lehet.
Különösen akkor, ha a megbízó szigorú biztosítási követelményeket határoz meg.
Egy ilyen komplex projektben segítettünk nemrég egy Magyarországon jelentős piaci szereplőnek számító rendezvényszervező vállalkozásnak.
Nemzetközi jelenlét, komplex feladat
Ügyfelünk egy nemzetközi vállalattól kapott megbízást arra, hogy több, az Európai Unió különböző országaiban megrendezett kiállításon, vásáron és egyéb eseményen megszervezze a megbízó teljes megjelenését.
A projekt része volt a kreatív koncepció kialakítása, a standok megtervezése, azok kivitelezésének koordinációja, valamint a helyszíni jelenlét és működés megszervezése.
A pályázati kiírás azonban egy fontos feltételt is tartalmazott:
komplex rendezvénybiztosítás megkötését.
A biztosítási követelmények pedig jóval túlmutattak egy hagyományos rendezvénybiztosításon.
Mit kellett biztosítani?
A megbízó olyan biztosítási konstrukciót írt elő, amely több különböző felelősségi és vagyoni kockázatra is kiterjed.
A követelmények között szerepelt:
- általános felelősségbiztosítás,
- szolgáltatói felelősségbiztosítás,
- bérlői felelősségbiztosítás,
- munkáltatói felelősségbiztosítás,
- szakmai felelősségbiztosítás,
- valamint a kiállítási standok és a hozzájuk tartozó vagyontárgyak biztosítása.
A felelősségbiztosításoknál ráadásul 1 millió eurós kártérítési limit volt az elvárás.
Ez egy nemzetközi rendezvénysorozat esetében már olyan összetett biztosítási igény, amelynek kialakításához nem elegendő egy standard biztosítási termék kiválasztása.
A megoldás: egy komplex biztosítási konstrukció
A feladatunk az volt, hogy a különböző kockázatokat egy jól átlátható, egységes biztosítási konstrukcióban kezeljük.
Ehhez először magát a projektet kellett megértenünk.
Milyen országokban történnek a rendezvények? Milyen típusú kiállításokról van szó? Ki felel a standokért? Milyen vagyontárgyakat használnak? Kik dolgoznak a helyszínen? Milyen szolgáltatásokat nyújt a rendezvényszervező? És milyen felelősségi helyzetek merülhetnek fel a projekt teljes időtartama alatt?
Ezekre a kérdésekre adott válaszok alapján alakítottuk ki a megfelelő event insurance, illetve exhibition insurancestruktúrát.
A cél egyszerű volt:
minden előírt kockázat legyen megfelelően kezelve, felesleges fedezetek és indokolatlan költségek nélkül.
Végül sikerült a pályázatban előírt valamennyi kockázati elemet egyetlen komplex biztosítási konstrukcióban elhelyezni, beleértve a magas, 1 millió eurós felelősségbiztosítási limiteket és a kiállítási standok vagyontárgyainak fedezetét is.
A megfelelő fedezet nem feltétlenül a legdrágább
Egy komplex rendezvénybiztosítás kialakításánál legalább olyan fontos a költséghatékonyság, mint a megfelelő fedezet.
A cél nem az, hogy a lehető legtöbb biztosítást vásároljuk meg, hanem az, hogy az adott projekt valós kockázataira adjunk megfelelő biztosítási választ.
A kialakított konstrukció végül nemcsak a nemzetközi megbízó biztosítási elvárásainak felelt meg, hanem a biztosítási díjat is sikerült az előzetesen kalkulált szint alatt tartani.
Ügyfelünk így egy olyan megoldással vehetett részt a nemzetközi projektben, amely egyszerre biztosította a szükséges fedezetet, teljesítette a pályázati követelményeket, és költségoldalon is kedvezőbbnek bizonyult az eredeti várakozásoknál.
A rendezvénybiztosítás a háttérben dolgozik
Egy kiállításon a látogató a standot látja. A kreatív koncepciót, a látványt, a márkát és az eseményt.
Nem látja azt a kockázatkezelési munkát, amely a háttérben történik.
Pedig egy nemzetközi rendezvénynél egy váratlan káresemény, egy baleset, egy bérelt helyszínben okozott kár vagy akár egy standhoz kapcsolódó vagyoni kár jelentős pénzügyi következményekkel járhat.
A megfelelő rendezvénybiztosítás és kiállításbiztosítás ezért nem egyszerűen egy kipipálandó pályázati feltétel.
A professzionális kockázatkezelés része.
A SHOWRISK-nél abban hiszünk, hogy nincs két egyforma rendezvény, ezért nincs két egyforma biztosítási igény sem. A megfelelő megoldás mindig az adott projekt, helyszín, résztvevők, vagyontárgyak és szerződéses követelmények ismeretével kezdődik.
Mi a háttérben dolgozunk azért, hogy amikor felépül a stand, megnyílnak a kapuk és megérkeznek a látogatók, a szervezők valóban arra koncentrálhassanak, ami a legfontosabb:
magára a rendezvényre.
SHOWRISK
Event Insurance. Exhibition Insurance. Entertainment Risk Management.
The show goes on. We make sure of it.