Bármilyen káresemény bekövetkezésekor nagyon fontos a megfelelő információk rögzítése és továbbítása a biztosító felé. Sokszor ezen múlhat a kártérítés.
A káreseményeket általában 2 munkanapon belül be kell jelentenünk a biztosító felé. Ha károsodott egy biztosított eszközünk a forgatás során vagy az előkészítés esetleg az utómunka alatt, akkor a későbbi sikeres kárrendezés szempontjából az első és legfontosabb dolog mindig a biztosítási alkusz értesítése.
Négy kérdésre kell tudnunk a választ: Mi történt ? Hol történt ? Mikor történt ? Kb mekkora a kárösszeg ? A kárrendezéshez feltétlenül szükséges lépések a következők:
1) jegyzőkönyv készítése – „damage report“, tartalmazza a becsült kárösszeget is
2) fényképek a károsodott eszközökről
3) lista a károsodott eszközökről (ha több eszköz sérült)
4) eszközbérleti szerződés másolata
5) árajánlatok javításra vagy cserére
Egyes filmbiztosítási szerződések fedezetet nyújtanak arra az esetre is ha a forgatási eszözt ért káresemény miatt többletköltségünk keletkezik. Ilyenkor a biztosító megtéríti a másik eszköz beszerzéséhez / bérletéhez kapcsolódó plusz költségeket így ezek nem terhelik a költségvetést.
A kárösszeg nagyságától függően a biztosító dönthet úgy, hogy a sérült eszközöket egy kirendelt kárszakértő vizsgálja meg. Nagyon fontos, hogy a károsodott eszközöknek mindaddig rendelkezésre kell állniuk a biztosító részére amíg a kárrendezés le nem zárul. Az eszközök javíttatását elvégezhetjük már a kárrendezés lezárása előtt is, de ne felejtsük el ehhez a biztosító hozzájárulását kérni a későbbi félreértések elkerülése végett.